UBL factuur maken: complete uitleg over e-facturatie

Steeds meer klanten vragen niet om een PDF, maar om een e-factuur. Dit is wat een UBL factuur precies is, wat de norm EN 16931 van je verlangt, hoe je er zelf een maakt en welke fouten ervoor zorgen dat je bestand wordt afgekeurd.

Bijgewerkt: augustus 2026 · leestijd ongeveer 9 minuten

Wat is een UBL factuur?

Een UBL factuur is je factuur als gestructureerde data in plaats van als afbeelding. UBL staat voor Universal Business Language en het bestand is XML: elk gegeven zit in een eigen veld met een eigen label, zodat de ontvangende software precies weet wat de leverancier is, wat de klant is, welke regels erop staan, welk BTW tarief geldt en wat het totaal is.

Een PDF is een factuur voor een mens. Een UBL bestand is een factuur voor een computer. Dat is het hele verschil, en het verklaart waarom grotere klanten en overheidsinstanties er steeds vaker om vragen: hun boekhouding kan het bestand inlezen zonder dat iemand bedragen overtypt.

UBL versus PDF: wat verandert er echt

Voor jou verandert er weinig aan hoe je factureert. Je maakt dezelfde factuur, met dezelfde regels en dezelfde BTW. Het verschil zit in wat je meestuurt: naast de PDF die je klant kan lezen, lever je een XML bestand dat zijn systeem kan verwerken.

Voor de ontvanger kan handmatig overtypen wegvallen, omdat compatibele boekhoudsoftware de gestructureerde velden kan inlezen. Of dat lukt hangt af van het profiel en de validatieregels van het ontvangende systeem.

UBL is een formaat, Peppol is een netwerk

Dit is de verwarring waar de meeste zzp'ers op stuklopen. UBL is de taal waarin je factuur geschreven is. Peppol is een afgeschermd netwerk dat zulke bestanden rechtstreeks van jouw systeem naar het systeem van je klant transporteert, via geregistreerde deelnemers en toegangspunten.

Je kunt prima een UBL bestand maken en versturen zonder ooit iets met Peppol te doen: je hangt het aan een e-mail of uploadt het in het portaal van je klant. Peppol heb je pas nodig als een klant er expliciet om vraagt, en in de praktijk zijn dat vooral overheidsinstanties en grote ondernemingen.

Is e-factureren verplicht?

Dat hangt af van het land, de soort klant en de transactie. Een opdrachtgever of leveranciersportaal kan bovendien een specifiek profiel en een specifieke aanleverroute eisen, ook wanneer een algemene verplichting niet op jouw situatie van toepassing is.

Vraag de ontvanger daarom welke syntaxis, welk profiel en welke route worden geaccepteerd. Dit artikel is algemene uitleg en geen fiscaal of juridisch advies; controleer de actuele regels bij de bevoegde instantie of je boekhouder.

Wat er in je UBL bestand moet staan

EN 16931 is de Europese norm die beschrijft welke gegevens een elektronische factuur moet bevatten. UBL is een van de manieren om die norm op te schrijven. Vraagt iemand om een EN 16931 conforme UBL factuur, dan bedoelt hij een XML bestand waarin deze gegevens op de verwachte plek staan:

• Jouw bedrijfsnaam en adres, en je BTW identificatienummer
• De naam en het adres van je klant
• Een uniek, oplopend factuurnummer
• De factuurdatum en de vervaldatum
• De valuta als drieletterige code, bijvoorbeeld EUR
• Per regel: omschrijving, aantal, prijs en het BTW tarief
• Het totaal exclusief BTW, het BTW bedrag per tarief en het te betalen totaal
• Het land als tweeletterige code, bijvoorbeeld NL of DE

Let op de details: datums in de notatie JJJJ-MM-DD, bedragen met een punt als decimaalteken ongeacht hoe jouw scherm het toont, en landen als officiële landcode en niet als vrije tekst. Kleine afwijkingen hier zijn de gebruikelijke reden dat een bestand wordt geweigerd.

Creditnota's zijn een apart documenttype

Corrigeer je een factuur, dan is de elektronische versie daarvan geen factuur met een minteken. Een creditnota is een eigen documenttype met code 381 in plaats van 380, met een eigen structuur en een eigen element voor de aantallen.

Dat klinkt als een detail, maar het is precies waar veel software stilletjes de fout in gaat: het bestand ziet er goed uit, maar wordt bij de ontvanger afgekeurd. Controleer dus of jouw programma een echte creditnota produceert en niet een factuur met negatieve bedragen.

Drie manieren om een UBL bestand te maken

1. Een volledig boekhoudpakket. Die kunnen UBL exporteren, maar je betaalt voor een boekhoudsysteem terwijl je misschien alleen wilt factureren.
2. Een factuurprogramma met UBL export. Je maakt de factuur zoals altijd en downloadt het bestand met één knop.
3. Zelf XML schrijven. Technisch mogelijk, in de praktijk een slecht idee: één verkeerd geplaatst element maakt het bestand onleesbaar voor de ontvanger, en dat merk je pas als hij klaagt.

Stap voor stap in Fatūra Pro

1. Maak de factuur zoals gewoonlijk: klant, regels, BTW tarief en valuta.
2. Controleer het land van jou en van je klant. Staat het land er niet bij, kies dan Other en vul de tweeletterige landcode in.
3. Open de factuur en kies UBL (XML). Het bestand wordt gedownload.
4. Stuur het bestand zoals je klant het vraagt, meestal als bijlage bij de e-mail of via zijn portaal, met de PDF erbij.

Creditnota's exporteren op dezelfde manier als documenttype 381, met een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur. Fatura Pro maakt het bestand voor je aan, maar valideert niet automatisch ieder land-, netwerk- of klantprofiel. UBL/XML-export zit in het Essential plan van negen euro per maand; Peppol-verzending is niet inbegrepen.

Valideren voordat je verstuurt

Ga er niet van uit dat een bestand klopt omdat het gedownload is. Er zijn gratis online validators die een XML bestand toetsen aan EN 16931 en precies aangeven welk element ontbreekt of verkeerd is opgemaakt.

Valideer in ieder geval de eerste factuur en creditnota voor elk ontvangend systeem, en opnieuw wanneer het gevraagde profiel of de exportsoftware verandert.

Fouten die tot afkeuring leiden

• Een ontbrekend of verkeerd opgemaakt BTW identificatienummer
• Een land als vrije tekst in plaats van een tweeletterige code
• Decimale komma's in plaats van punten
• Een vervaldatum die vóór de factuurdatum ligt
• BTW totalen die niet optellen, meestal door per regel af te ronden in plaats van per BTW tarief
• Creditnota's die als factuur met negatieve aantallen zijn opgebouwd

Veelgestelde vragen

Is een PDF een e-factuur?

Nee. Een PDF, ook eentje die je per e-mail stuurt, is een digitale afbeelding van een factuur en geen gestructureerde data.

Mag ik daarnaast nog een PDF sturen?

Ja, en dat is ook aan te raden. Het XML bestand is voor het systeem, de PDF voor de mens die hem bekijkt.

Verandert UBL mijn factuurnummering?

Nee. Dezelfde regels blijven gelden: uniek en oplopend, zonder gaten.

Is UBL alleen voor Nederland?

Nee, het is een Europese norm. Hetzelfde bestand werkt ook voor een Belgische of Italiaanse klant.

Heb ik speciale software nodig?

Je hebt iets nodig dat het formaat correct exporteert. Een volledig boekhoudpakket is daarvoor niet vereist.