Hoe lang moet je als ondernemer bonnetjes bewaren, mag een foto of scan en wat moet er leesbaar zijn? De regels, plus een simpele routine.
Met je bonnen en inkoopfacturen onderbouw je de kosten die je aftrekt van je winst en de btw die je als voorbelasting terugvraagt. Bij een controle moet je die kunnen laten zien. Zonder bon kan een kostenpost worden geschrapt en moet je teruggevraagde btw alsnog betalen.
De algemene bewaarplicht voor je administratie is 7 jaar. Voor gegevens over onroerende zaken, zoals een bedrijfspand, geldt 10 jaar. De termijn loopt vanaf het einde van het jaar waarin het document is gemaakt. Een bon van maart 2026 bewaar je dus in elk geval tot en met 2033.
Ja. Je mag papieren bonnen en facturen omzetten naar een digitale kopie en die bewaren in plaats van het origineel, zolang de omzetting volledig en juist is. De kopie moet dezelfde inhoud hebben als het origineel en leesbaar blijven gedurende de hele bewaartermijn. Een scherpe foto met je telefoon voldoet daaraan, zolang niets is weggelaten of aangepast.
Zorg dat de naam van de winkel of leverancier, de datum, wat je hebt gekocht, het totaalbedrag en de btw te lezen zijn. Voor bedragen tot €100 inclusief btw mag een leverancier een vereenvoudigde factuur geven, zoals een kassabon; daarop staan minder gegevens. Is een deel van de bon afgescheurd of vervaagd, dan is de kopie niet volledig.
Veel kassabonnen zijn gedrukt op thermisch papier. In een warme auto of portemonnee vervaagt die inkt binnen een paar maanden, lang voordat de bewaartermijn om is. Een bon die je pas bij de btw-aangifte terugvindt, is dan vaak al onleesbaar. De enige echte oplossing is scannen op het moment dat je de bon krijgt.
Maak van bonnen verwerken een gewoonte van tien seconden: bon ontvangen, foto maken, klaar. Bewaar de foto bij de uitgave zelf, zodat je bij een vraag van je boekhouder of de Belastingdienst niet hoeft te zoeken in een map met honderden losse afbeeldingen. Verwerk wat je toch op papier verzamelt minstens één keer per week.
In het Advanced-plan van FaturaPro maak je bij een nieuwe uitgave een foto van de bon. Datum, leverancier, bedrag en btw worden automatisch ingevuld en de bon blijft afgeschermd bij de uitgave bewaard, te openen via het paperclip-icoon. De betaalde btw telt direct mee in je btw-overzicht per kwartaal.
Nee, als je digitale kopie volledig, juist en leesbaar is, mag je die bewaren in plaats van het origineel. Controleer de kopie voordat je het papier weggooit.
Voor je winst kun je zakelijke kosten meestal onderbouwen met een bon. Om btw terug te vragen heb je een factuur of vereenvoudigde factuur nodig waarop de btw te herleiden is. Vraag bij twijfel om een factuur op je bedrijfsnaam.
Je bonnen blijven bij je uitgaven staan zolang je ze niet zelf verwijdert. Je blijft zelf verantwoordelijk voor je bewaarplicht; exporteer daarom ook regelmatig je gegevens voor je eigen administratie.
Controleer de officiële regels die voor jouw situatie gelden.