De btw op je zakelijke kosten mag je vaak aftrekken als voorbelasting. Wanneer kan dat, wat heb je nodig en hoe voorkom je dat je geld laat liggen?
Voorbelasting is de btw die jij als ondernemer betaalt op je zakelijke inkopen en kosten, zoals een laptop, software, materiaal of een zakelijke treinreis. In je btw-aangifte trek je die af van de btw die je over je eigen facturen hebt gerekend. Het verschil betaal je aan de Belastingdienst, of je krijgt het terug als je meer btw hebt betaald dan ontvangen.
Je moet btw-plichtig zijn en de kosten moeten zakelijk zijn. Gebruik je iets zowel zakelijk als privé, dan trek je alleen het zakelijke deel af. Voor sommige kosten gelden beperkingen, bijvoorbeeld voor eten en drinken of voor zaken die je ook privé gebruikt. Doe je mee aan de kleineondernemersregeling (KOR), dan reken je geen btw en vraag je ook geen btw terug.
Voor aftrek heb je een factuur nodig waarop de btw staat. Voor bedragen tot €100 inclusief btw mag de leverancier een vereenvoudigde factuur geven, zoals een kassabon met btw. Voor grotere bedragen vraag je om een volledige factuur op je bedrijfsnaam. Zonder bon of factuur kun je de btw niet onderbouwen, en bij een controle moet je die alsnog betalen.
Eén: bonnen van kleine bedragen niet bewaren, omdat 'die paar euro' niet de moeite lijkt. Bij elkaar is dat per kwartaal vaak tientallen euro's btw. Twee: bonnen pas bij de aangifte zoeken, als ze al vervaagd of kwijt zijn. Drie: btw op een verkeerd tarief of een verkeerd bedrag invoeren, waardoor je aangifte niet klopt. Een vaste routine en een tool die de bedragen van de bon overneemt, voorkomen alle drie.
Tel de btw op al je verkoopfacturen van het kwartaal op. Tel daarna de btw op al je zakelijke kosten van dat kwartaal op. Btw op verkopen min voorbelasting is het bedrag dat je betaalt; is het negatief, dan krijg je geld terug. De aangifte en betaling moeten binnen zijn vóór het einde van de maand na het kwartaal, dus voor het derde kwartaal uiterlijk 31 oktober.
In het Advanced-plan van FaturaPro maak je een foto van elke bon; de btw wordt overgenomen en de bon blijft bij de uitgave. Op de pagina Uitgaven zie je per kwartaal en per valuta de btw op je facturen, de betaalde btw op je kosten en wat je moet betalen of terugkrijgt. Die bedragen neem je over in Mijn Belastingdienst Zakelijk of geef je aan je boekhouder. FaturaPro doet de aangifte niet voor je.
Nee. Met de kleineondernemersregeling reken je geen btw aan klanten en vraag je ook geen btw terug op je kosten.
Voor bedragen tot €100 inclusief btw geldt een kassabon met btw als vereenvoudigde factuur. Voor hogere bedragen vraag je om een factuur op je bedrijfsnaam.
Vraag de leverancier om een kopie van de factuur of zoek de digitale factuur in je e-mail of account. Zonder bewijs kun je de btw niet onderbouwen.
FaturaPro Advanced toont per kwartaal de btw op je verkopen en je kosten, zodat je de aangifte snel kunt invullen. De aangifte zelf doe je bij de Belastingdienst.
Controleer de officiële regels die voor jouw situatie gelden.